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IT-Projektmanagement

Zur effizienten Durchführung von Projekten und einem ergebnisorientiertem Erreichen von Zielen ist ein professionelles Projektmanagement notwendig. Wir bieten unseren Kunden Unterstützung beim Aufbau eines unternehmensinternen Projektmanagements einschließlich der Aufgabenkoordination, der Projektdurchführung und dem Projektcontrolling sowie dem Risikomanagement und der Qualitätssicherung. Strukturierte Organisation und transparente Koordination sind dabei unser oberstes Gebot.

Erfolgreiches Projektmanagement und somit auch ein erfolgreiches Projekt ist im IT-Bereich immer auch mit dem Grad der Strukturierung von Daten und dem Grad der Effizienz von Prozessen verbunden. Je besser Struktur und Effizienz in Ihrem Unternehmen vor dem IT-Projekt ist, desto weniger Strukturierungs- und Anpassungsaufwände fallen vor oder während des Projektes an. Außerdem hilft es, den Projektaufwand in Bezug auf Zeit und Kosten besser einschätzen zu können.

Leistungen

  • Machbarkeitsanalyse
  • Abgrenzung der Projektarbeit
  • Festlegen eines zeitlichen Ablaufplans
  • Herstellen von Veränderungsbereitschaft
  • Kommunikationsoptimierung zwischen betriebswirtschaftlichen und technischen Beteiligten
  • Projektdokumentation
  • Projektleitung
ITPM

Herausforderungen

Ein vorliegendes effizientes Projektmanagement anzuwenden ist weniger eine Herausforderung, als dies auf Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen oder es für Sie zu entwickeln. Wenn das Konzept vorliegt, eingeführt ist und die beteiligten Mitarbeiter zugeordnet und eingewiesen sind, ist Projektmanagement ein hochpräzises und zuverlässiges Konstrukt. Der Weg dahin ist jedoch nicht einfach neben dem Tagesgeschäft zu erledigen. Daher helfen wir Ihnen gerne dabei, diesen wichtigen Schritt zu organisieren, zu planen, umzusetzen und zu überprüfen.

Sie haben bereits eine Projektmanagementmethode für sich entdeckt? Gerne adaptieren wir Ihre Festlegungen und Anforderungen in unser Vorgehen und  helfen Ihnen bei der erfolgreichen Umsetzung.

Je nach Anforderungsprofil des jeweiligen Projektes bietet es sich an, unterstützende Software zu nutzen. Eine ganzheitliche Projektmanagement-Software dazu ist icebricks. Dieses Tool und die zugehörige Methode haben wir schon vor vielen Jahren entwickelt und arbeiten stetig an der Verbesserung.  Wir wenden icebricks in unseren Projekten stets zur Planung und Dokumentation an, auf Wunsch können Sie auch nach der Projektdurchführung weiter von der optimierten icebricks-Software profitieren.

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Phase 1: Organisation

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Im Projektmanagement beginnen wir mit dem Schritt, das Projektziel mit Ihnen gemeinsam klar und eindeutig zu formulieren, aber auch abzugrenzen. Der Ist-Zustand Ihres Unternehmens in Bezug auf alle Kontaktpunkte des gewünschten Projekts wird analysiert.  Das Gesamtprojekt gliedern wir anschließend in Phasen, Projekt-Teilaufgaben und Meilensteine. Außerdem werden die beteiligten Personen und benötigten/verfügbaren Ressourcen identifiziert und die Projektrollen zugewiesen. Ob wir als Berater die Fachbereiche unterstützen, eine prüfende und sichernde Funktion einnehmen oder die Rolle des Projektmanagers einnehmen, entscheiden wir im Rahmen der Organisation mit Ihnen zusammen.

Die Phase der Organisation verursacht in der Projektbetrachtung wenig direkte Kosten, kann bei Vernachlässigung jedoch massive Folgekosten verursachen. Daher wird neben der Definition der Zielsetzung und Rollen eine Anforderungs- Machbarkeits- und Risikoanalyse durchgeführt. Bei diesen vorbereitenden und wichtigen Schritten im Projektmanagement können Sie sich auf uns als erfahrenen und kompetenten Partner an Ihrer Seite verlassen. Somit können Sie sich sicher sein, dass jeder Aspekt in Ihrem Projekt beachtet und kalkuliert wird bevor teure Fehler oder Korrekturen anfallen.

Phase 2: Planung

Wer macht was wann mit wem zu welchem Zweck? Strukturiertes Projektmanagement weiß zu jedem Zeitpunkt und zu allen Bereichen eine Antwort auf diese Fragen. Das ist der Grundgedanke der Planung. Außerdem wird hier das detaillierte “Soll” des späteren Soll/Ist-Vergleichs definiert. Alle Leistungsziele und formale Ziele werden in einem Lastenheft festgelegt. Diese beziehen sich auf funktionale, technische, rechtliche, qualitative und nicht zuletzt finanzielle Aspekte Ihres Projektes. Die vordefinierten Meilensteine werden Deadlines zugeordnet. Da es bei Mitarbeitern zu Akzeptanzproblemen bezüglich Veränderungen in Management und IT kommen kann, nehmen wir die Schlüsselpersonen bereits bei der Planung mit in die Projektmanagementanforderungen auf. Als unabhängige Berater mit hohem Erfahrungsschatz können wir somit gewährleisten, dass die kleinen und großen Herausforderungen des Projektes bedacht sind und eine Lösung im Plan enthalten ist. Die aktuellen staatlichen Regulierungen und Datenschutzanforderungen haben wir dabei ebenfalls jederzeit im Blick.

Phase 3: Steuerung und Umsetzung

Nach der präzisen Planung des Projektes setzen wir die vordefinierten Anforderungen des Lastenheftes mit Ihnen gemeinsam im Unternehmen und Unternehmensumfeld um. Unser methodisch fundiertes Vorgehen gewährleistet dabei, dass jeder Schritt des Weges optimal und zielführend ist und alle betroffenen Fachbereiche und Personen in die Umsetzung einbezogen werden. Dabei geht es einerseits um die möglichst plangenaue Umsetzung, andererseits jedoch auch um das Reagieren auf Veränderungen in der Projektumgebung oder eintretende Risikoszenarien und die damit einhergehenden Änderungen im Projektplan.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Koordination einer sinnvollen Bearbeitungsreihenfolge aufeinander aufbauender Arbeitspakete. Auch diese Koordination und notwendige zugehörige Kommunikation und Delegation können wir für Sie (eng an den Projektplan angelehnt) durchführen. Somit können Sie sich weiterhin auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren und vollziehen gleichzeitig den gewünschten und zukunftsweisenden Wandel in Ihrem Unternehmen. Mit der Prof. Becker GmbH an Ihrer Seite können Sie sich jederzeit auf eine präzise Projektsteuerung und zielgerichtete Projektumsetzung verlassen.

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Phase 4: Kontrolle

Das wichtigste Instrument zur Kontrolle ist der Soll/Ist-Vergleich bezüglich Zeit, Kosten und Qualität. Der Soll-Zustand wurde in den Phasen zur Organisation und Planung definiert, der Ist-Zustand wird nach der Umsetzung der einzelnen Projektinhalte, zu den festgelegten Meilensteinen und am Ende des Gesamtprojekts identifiziert. Die Kontrolle ist eine wiederkehrende Tätigkeit, die Sie und uns durch den vollständigen Projektablauf begleitet. Dadurch kann gewährleistet werden, dass der Plan richtig umgesetzt und das Ziel erreicht wird.

Ist das gesamte Projekt durchgeführt und die Änderung vollständig umgesetzt, enden die Aufgaben des Projektmanagements noch nicht. Nach der endgültigen Umsetzung folgt die Gesamtkontrolle, bei der wir den Betrieb der Veränderungen beobachten und ggf. Nachbesserungen oder weitere Anpassungen vornehmen. In manchen Fällen ergeben sich sinnvolle Folgeprojekte aus der umgesetzten Veränderung.

Vertiefende und weiterführende Literatur

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Holler, Justus (2015): Tool Support for Consultants in Business Process Modeling Projects: Design and Evaluation of the Business Process Modeling Tool icebricks.

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Becker, Jörg; Kugeler, Martin; Rosemann, Michael: Prozessmanagement: Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsgestaltung, 7. Aufl., Springer Gabler, 2012. ISBN: 3-642-33843-7.