Die Neueinführung, Anpassung und Aktualisierung eingesetzter Anwendungssoftware ist für Unternehmen heute unumgänglich – gerade weil moderne Systeme zunehmend Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz mitbringen, deren Nutzen sich erst durch eine saubere Einführung wirklich entfaltet. Nur mit zeitgemäßer, gut eingeführter Software lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit dauerhaft sichern. Je nach Softwareart gestaltet sich dieser Prozess unterschiedlich komplex.

Mit unserer langjährigen Erfahrung und einem bewährten Vorgehen unterstützen wir Sie dabei, neue – auch KI-gestützte – Software erfolgreich einzuführen und ihr Potenzial im Unternehmen voll auszuschöpfen.

Die Anwendung grundlegender Projektmanagementmethoden ist bei der Einführung neuer Software für den Projekterfolg unumgänglich. Je größer das Softwareeinführungsprojekt ist, desto wichtiger ist ein umfassendes Projektmanagement. Gemeinsam mit Ihnen legen wir fest, welche Rolle wir dabei in Ihrem Projekt am sinnvollsten einnehmen können. So agieren wir beispielsweise als externe Projektleitung oder assistieren Ihrem Projektleiter.

Zu Projektbeginn müssen Inhalt, Umfang und Ziele des Projekts definiert, das Projektteam festgelegt sowie ein realistischer Projektplan ausgearbeitet werden. Über die gesamte Dauer des Projekts müssen u. a. Kosten, Qualität, Termineinhaltung, Personal, Kommunikation und Risiken überwacht und gesteuert werden. Als erfahrener Partner unterstützen wir Sie beim Projektmanagement oder übernehmen diese Tätigkeiten auf Wunsch sogar vollständig.

Im Rahmen der Analyse erheben wir den Ist-Zustand, untersuchen diesen und schaffen so die Grundlage für die Erstellung eines Soll-Konzepts. Im Fokus steht dabei der Teilausschnitt Ihres Unternehmens, der von der Einführung der neuen Software betroffen ist, und die Bereiche, zu denen Wechselwirkungen bestehen. Je nach Art und Umfang der neuen Software können somit beispielsweise Ihre Geschäftsprozesse, zentralen Belege,  Systemlandschaft sowie interne und externe Schnittstellen der Gegenstand der Analyse sein.

Typische Maßnahmen zur Erhebung des Ist-Zustands sind die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Workshops mit Fachabteilungen sowie die Analyse vorhandener Dokumentationen und Unterlagen. Im Zuge der Analyse decken wir Schwachstellen auf, leiten Verbesserungspotenziale ab und erarbeiten Maßnahmen, um diese zu erschließen – wozu bei modernen Systemen zunehmend auch die Prüfung der Datengrundlage für KI-gestützte Funktionen gehört.

Im Rahmen der Konzeption erarbeiten wir ein umfangreiches Soll-Konzept. Dieses umfasst beispielsweise fachliche Anforderungen an die neue Software, ein Konzept für die Datenmigration, die Erstellung von Testfällen, die Planung von Mitarbeiterschulungen, die Definition einer Einführungsstrategie sowie – sofern relevant – die Festlegung, welche KI-Funktionen aktiviert und wie sie in Ihre Prozesse eingebunden werden. Die Schwerpunkte des Soll-Konzepts hängen stark von Art und Umfang der einzuführenden Software ab.

Sofern der Anbieter Ihrer neuen Software oder Ihr Projektteam bereits ein Soll-Konzept erarbeitet hat, prüfen wir dieses auf Vollständigkeit und Qualität.

In der vierten Phase nimmt der Softwareanbieter Anpassungen und Customizing Ihrer neuen Software vor, um das Soll-Konzept zu Ihrer Zufriedenheit umzusetzen. Durch zielgerichtete Tests unterstützen wir Sie beim Abgleich des Soll-Konzepts mit der bereitgestellten Software – bei KI-gestützten Funktionen prüfen wir dabei gezielt auch die Plausibilität und Qualität der erzeugten Ergebnisse. Grundlage dafür sind die detailliert ausgearbeiteten Testfälle aus der Konzeptionsphase.Durch präzise Dokumentation der Testergebnisse stellen wir sicher, dass etwaige Abweichungen vom Soll-Konzept möglichst effizient behoben werden können.

Anpassung und Entwicklung sind jedoch keineswegs rein technisch zu verstehen. Auch Ihre Unternehmung muss sich an die neue Software anpassen und weiterentwickeln. Dementsprechend sorgfältig sollten Change Management, Reorganisationsmaßnahmen und Anwenderschulungen geplant und durchgeführt werden.

Im Vorfeld der Umstellung sollte eine geeignete Einführungsstrategie definiert werden. Diese hängt maßgeblich von Ihrer Unternehmensgröße und -struktur sowie der Art der neuen Software ab. Bei großen Projekten gilt es in der Regel zwischen einer sofortigen kompletten Umstellung (Big Bang), einer schrittweisen Einführung nach Bereichen oder Standorten (Step-by-step) oder einer Pilotierung in einem Bereich eines Standorts abzuwägen.

Die eigentliche Umstellung geht mit organisatorischen und technischen Maßnahmen einher. Zur Vorbereitung der Umstellung auf ein neues ERP-System sollten beispielsweise Konten in der Finanzbuchhaltung gesperrt, ein Änderungsstopp ausgerufen, das Belegvolumen durch die zeitliche Verschiebung von Bestellungen reduziert sowie offene Posten abgebaut werden. Wir bewerten, welche Maßnahmen in Ihrem Fall den Projekterfolg sicherstellen.

Die ersten Tage und Wochen unmittelbar nach erfolgreicher Umstellung auf die neue Software sind oft hektisch. Anwender werden trotz ausführlicher Schulungen in Situationen kommen, in denen sie ohne Hilfe keine Lösung finden. Fehler und Abbrüche treten auf, die trotz sorgfältiger Tests niemand erwartet hat. Die sogenannte „Hypercare-Phase“ erfordert vor allem Übersicht, Besonnenheit und strukturiertes Arbeiten.

Wir unterstützen Sie, durch fortlaufende Überwachung den ordnungsgemäßen Betrieb Ihrer neuen Software sicherzustellen. Dies beinhaltet die reproduzierbare Dokumentation von Fehlern und Abbrüchen, das Monitoring von Laufzeiten, die Sicherheit von Daten, die Kontrolle der Plausibilität KI-gestützter Ergebnisse und eine zügige, lösungsorientierte Kommunikation mit dem Softwareanbieter.

Bereits während der Einführung neuer Software fallen in der Regel Optimierungspotenziale auf. Diejenigen, welche die tägliche Arbeit erheblich verbessern und den Zeitplan des Projekts nicht gefährden, werden sinnvollerweise noch vor der Inbetriebnahme der neuen Software realisiert. Alle anderen sollten Sie, sobald sich die initiale Hektik gelegt und die Abläufe mit der neuen Software gefestigt haben, aufgreifen. Zusätzlich bietet sich die Einführung eines Vorschlagswesens an, das Anwender animiert, Ihre Verbesserungsideen zu dokumentieren und einzureichen.

Wir bewerten in Rücksprache mit Ihnen die Optimierungspotenziale und Verbesserungsvorschläge, priorisieren deren Umsetzung und fertigen detaillierte, verständliche Fachkonzepte an, so dass der Softwareanbieter diese Ihrer Vorstellung entsprechend umsetzen kann. Die Resultate testen wir und gleichen sie mit den Fachkonzepten ab.