Unternehmen sind auf professionelle Software angewiesen. Ein ERP-System zur bereichs- und unternehmensübergreifenden Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen, ein Webshop als durchgängig erreichbarer Verkaufskanal oder ein Kassensystem im stationären Handel bilden nur einige Beispiele. Zunehmend entscheidet dabei auch mit, wie gut eine Lösung Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz sinnvoll integriert – etwa für automatisierte Analysen, intelligente Assistenzsysteme oder vorausschauende Planung.

Egal, um welche Art von Software es sich handelt und wie unübersichtlich der Markt an Lösungen zu sein scheint – mit unserem bewährten Vorgehen, unserer umfangreichen Marktkenntnis und einer neutralen Einschätzung tatsächlicher KI-Funktionalitäten unterstützen wir Sie, die Software auszuwählen, die optimal zu Ihren individuellen Bedürfnissen passt!

In der ersten Projektphase legen wir zunächst gemeinsam mit Ihnen die Ziele des Softwareauswahlprojekts fest und treffen organisatorische Vorbereitungen, u. a. die Festlegung des Projektteams. Darauf aufbauend analysieren und optimieren wir Ihre Geschäftsprozesse. In Workshops mit Ihren Fachabteilungen lernen wir Ihre Prozesse, Ihre Anwendungslandschaft sowie zentrale Belege und Formulare kennen. Dabei motivieren wir Ihre Mitarbeiter, sich aktiv zu beteiligen und Verbesserungsvorschläge zu äußern.

Unter Berücksichtigung von Best-Practices und den Anforderungen Ihrer Mitarbeiter entwerfen wir ein optimiertes Soll-Konzept. Dieses umfasst u. a. eine ausführliche Prozessdokumentation, die wir mit unserem Prozessmodellierungstool icebricks anfertigen, sowie ein individuelles Lastenheft als verständliche und eindeutige Kommunikationsbasis mit potenziellen Softwareanbietern – bei Bedarf inklusive konkreter Anforderungen an KI-gestützte Funktionen.

Bei der zielgerichteten Vorauswahl geeigneter Systeme profitieren Sie von unserer detaillierten Marktkenntnis. Durch unsere langjährige Erfahrung aus Softwareauswahlprojekten in verschiedensten Branchen haben wir eine umfassende Wissensbasis über unterschiedliche Arten von Software aufgebaut, die wir fortlaufend auf dem neusten Stand halten – einschließlich einer realistischen Einschätzung, welche Anbieter KI-Funktionen tatsächlich substanziell integriert haben und welche diese vor allem im Marketing betonen. Anhand des gemeinsam ausgearbeiteten Soll-Konzepts können wir so den Kreis potenzieller Softwareanbieter auf die vielversprechendsten Kandidaten reduzieren.

Gemeinsam mit Ihnen stimmen wir eine Long-List der Kandidaten ab, die wir zu einer Ausschreibung einladen und denen wir uns im Detail widmen. Die Ausschreibungsergebnisse werten wir aus, bereiten diese strukturiert auf und legen gemeinsam mit Ihnen fest, welche Softwareanbieter wir zu Systempräsentationen einladen.

Basierend auf Ihren individuellen Anforderungen an die neue Software erstellen wir einen detaillierten Testfahrplan. Funktionale Einzelaspekte bis hin zu durchgängigen Prozessabläufen mit besonderer Bedeutung für Ihr Unternehmen werden mit konkreten Beispielen beschrieben.

Durch Ihren individuellen Testfahrplan geben wir präzise vor, welche Funktionen Softwareanbieter bei ihrer Systempräsentation demonstrieren sollen und lassen keinen Spielraum für „PowerPoint-Marketing“ oder die Vorführung von Softwarefeatures, die für Ihr Unternehmen nicht relevant sind – das gilt besonders für vollmundig beworbene KI-Funktionen, die wir anhand konkreter, für Sie relevanter Szenarien überprüfen lassen. Der Testfahrplan dient außerdem als einheitliche Bewertungsbasis für das Evaluationsteam.

Den besten Eindruck von den Funktionen und Eigenschaften einer Softwarelösung erhalten Sie durch eine Präsentation mit realistischen Anwendungsbeispielen. Wir übernehmen für Sie die Organisation und Moderation der Anbieterpräsentationen, so dass Sie sich vollständig auf die Inhalte und deren Bewertung konzentrieren können. Dabei achten wir strikt auf die Einhaltung des Testfahrplans, so dass nur die für Ihr Unternehmen relevanten Funktionen der Software gezeigt werden.

Dieses Vorgehen ermöglicht es Ihnen, die Anbieter systematisch miteinander zu vergleichen. Die Teilnehmer der Präsentationen können die einzelnen Test-Szenarien direkt in Ihrem Exemplar des Testfahrplans bewerten. Ergänzend erfolgen eine detaillierte Bewertung und eine ausführliche Gegenüberstellung aus Sicht der Prof. Becker GmbH, so dass Sie Ihre Eindrücke der Anbieterpräsentationen mit unseren abgleichen können.

Für die Ableitung der Entscheidungsempfehlung verdichten wir die Erkenntnisse aus den Anbieterpräsentationen, die Bewertung des Lastenhefts, die Kostenschätzungen der Anbieter sowie unsere Einschätzungen der technologischen Zukunftsfähigkeit der Software – einschließlich der KI-Roadmap des jeweiligen Anbieters –, der wirtschaftlichen Situation sowie der strategischen Position der Softwareanbieter zu einer detaillierten Gesamtbewertung.

Die finale Entscheidung liegt selbstverständlich bei Ihnen. Gerne unterstützen wir Sie darüber hinaus bei der Vertragsgestaltung und der anschließenden Softwareeinführung.