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Softwareauswahl

Unternehmen sind auf professionelle Software angewiesen. Ein ERP-System zur bereichs- und unternehmensübergreifenden Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen, ein Webshop als durchgängig erreichbarer Verkaufskanal oder ein Kassensystem im stationären Handel bilden nur einige Beispiele.

Egal, um welche Art von Software es sich handelt und wie unübersichtlich der Markt an Lösungen zu sein scheint – mit unserem bewährten Vorgehen und unserer umfangreichen Marktkenntnis unterstützen wir Sie, die Software auszuwählen, die optimal zu Ihren individuellen Bedürfnissen passt!

Unsere Leistungen

Prozessanalyse und
-optimierung

Erstellung eines
individuellen Lastenhefts

Marktanalyse und
Systemidentifikation

Ausschreibungsdurchführung
und -bewertung

Erstellung eines
individuellen Testfahrplans

Moderation von
Anbieterpräsentationen

Detaillierter Systemvergleich
und Auswahlempfehlung

Vertragsgestaltung
und -verhandlung

Herausforderungen

Die Auswahl eines neuen Softwaresystems ist eine komplexe Aufgabe. Unternehmen stehen dabei einer Vielzahl von Herausforderungen gegenüber, u. a.:

  • Aufnahme und Analyse der eigenen Unternehmensprozesse
  • Verständliche, eindeutige Formulierung der Anforderungen
  • Auswahl aus einer schier unüberschaubaren Anzahl von Anbietern und Lösungen
  • Bewertung einer Vielzahl unterschiedlicher Softwarefunktionen und -eigenschaften
  • Berücksichtigung strategischer Aspekte bei der Entscheidungsfindung
  • Realistische Einschätzung der Gesamtkosten der neuen Software

Die Bewältigung dieser Herausforderungen setzt ein strukturiertes Vorgehen, fachliches Know-how sowie eine umfassende Marktkenntnis voraus. Softwareauswahlprojekte sind daher ohne fachkundige externe Unterstützung neben dem Tagesgeschäft kaum erfolgreich durchführbar. Mit unserer langjährigen Erfahrung bei der Auswahl unterschiedlichster Softwarelösungen in verschiedensten Branchen sind wir Ihr idealer Partner. Mit unserem vielfach erprobten Vorgehen, umfassender Marktkenntnis und dem strikten Gebot der Anbieterneutralität finden wir für Sie die passende Software.

Unser Vorgehensmodell

Die Auswahl von Anwendungssoftware für Ihr Unternehmen ist ein komplexes Entscheidungsproblem. Die Komplexität ergibt sich aus einer Reihe von Faktoren, z. B. den Auswirkungen auf die betrieblichen Abläufe, der unüberschaubaren Anzahl an Softwarelösungen bzw. Anbietern, der Vielfalt an Softwarefunktionalitäten und -eigenschaften, und nicht zuletzt der Höhe der Investitionen im Zusammenhang mit der Auswahl und Einführung neuer Software.

Ein strukturiertes, erprobtes Vorgehen ist zur Bewältigung einer derart komplexen Aufgabe unverzichtbar. Unser Vorgehen hat sich in einer Vielzahl an Projekten in über 20 Jahren bewährt. Während der Fokus vieler unserer Kunden auf der Auswahl eines neuen ERP-Systems bzw. Warenwirtschaftssystems liegt, lässt es sich aufgrund seiner allgemeingültigen Struktur auf beliebige Arten von Software übertragen.

Unsere Softwareauswahlprojekte betreffen u. a. folgende professionelle Anwendungssoftware:

  • ERP-Systeme / Warenwirtschaftssysteme
  • POS-Systeme / Kassensysteme
  • Shop-Systeme / Webshops
  • CRM-Systeme
  • Lagerverwaltungssysteme
  • Dokumentenmanagementsysteme
  • Personalverwaltungssysteme
  • Business Intelligence-Systeme

Phase 1: Systematisierung der Anforderungen

In der ersten Projektphase legen wir zunächst gemeinsam mit Ihnen die Ziele des Softwareauswahlprojekts fest und treffen organisatorische Vorbereitungen, u. a. die Festlegung des Projektteams. Darauf aufbauend analysieren und optimieren wir Ihre Geschäftsprozesse. In Workshops mit Ihren Fachabteilungen lernen wir Ihre Prozesse, Ihre Anwendungslandschaft sowie zentrale Belege und Formulare kennen. Dabei motivieren wir Ihre Mitarbeiter sich aktiv zu beteiligen und Verbesserungsvorschläge zu äußern.

Unter Berücksichtigung von Best-Practices sowie den Sorgen und Wünschen Ihrer Mitarbeiter entwerfen wir ein optimiertes Soll-Konzept. Dieses umfasst u. a. eine ausführliche Prozessdokumentation, die wir mit unserem Prozessmodellierungstool icebricks anfertigen, sowie ein individuelles Lastenheft als verständliche und eindeutige Kommunikationsbasis mit potenziellen Softwareanbietern.

Phase 2: Vorauswahl geeigneter Systeme

Bei der zielgerichteten Vorauswahl geeigneter Systeme profitieren Sie von unserer detaillierten Marktkenntnis. Durch unsere langjährige Erfahrung aus Softwareauswahlprojekten in verschiedensten Branchen haben wir eine umfassende Wissensbasis über unterschiedliche Arten von Software aufgebaut, die wir fortlaufend auf dem neusten Stand halten. Anhand des gemeinsam ausgearbeiteten Soll-Konzepts können wir so den Kreis potenzieller Softwareanbieter auf die vielversprechendsten Kandidaten reduzieren.

Gemeinsam mit Ihnen stimmen wir eine Long-List der Kandidaten ab, die wir zu einer Ausschreibung einladen und denen wir uns im Detail widmen. Die Ausschreibungsergebnisse werten wir aus, bereiten diese strukturiert auf und legen gemeinsam mit Ihnen fest, welche Softwareanbieter wir zu Systempräsentationen einladen.

Phase 3: Erstellung eines detaillierten Testfahrplans

Basierend auf Ihren individuellen Anforderungen an die neue Software erstellen wir einen detaillierten Testfahrplan. Funktionale Einzelaspekte bis hin zu durchgängigen Prozessabläufen mit besonderer Bedeutung für Ihr Unternehmen werden mit konkreten Beispielen beschrieben.

Durch Ihren individuellen Testfahrplan geben wir präzise vor, welche Funktionen Softwareanbieter bei ihrer Systempräsentation demonstrieren sollen und lassen keinen Spielraum für “PowerPoint-Marketing” oder die Vorführung von Softwarefeatures, die für Ihr Unternehmen nicht relevant sind. Der Testfahrplan dient außerdem als einheitliche Bewertungsbasis für das Evaluationsteam.

Phase 4: Moderation der Anbieterpräsentationen

Den besten Eindruck von den Funktionen und Eigenschaften einer Softwarelösung erhalten Sie durch eine Präsentation mit realistischen Anwendungsbeispielen. Wir übernehmen für Sie die Organisation und Moderation der Anbieterpräsentationen, so dass Sie sich vollständig auf die Inhalte und deren Bewertung konzentrieren können. Dabei achten wir strikt auf die Einhaltung des Testfahrplans, so dass nur die für Ihr Unternehmen relevanten Funktionen der Software gezeigt werden.

Dieses Vorgehen ermöglicht es Ihnen, die Anbieter systematisch miteinander zu vergleichen. Die Teilnehmer der Präsentationen können die einzelnen Test-Szenarien direkt in Ihrem Exemplar des Testfahrplans bewerten. Ergänzend erfolgen eine detaillierte Bewertung und eine ausführliche Gegenüberstellung aus Sicht der Prof. Becker GmbH, so dass Sie Ihre Eindrücke der Anbieterpräsentationen mit unseren abgleichen können.

Phase 5: Ableitung einer Entscheidungsempfehlung

Für die Ableitung der Entscheidungsempfehlung verdichten wir die Erkenntnisse aus den Anbieterpräsentationen, die Bewertung der Lastenhefte, die Kostenschätzungen der Anbieter sowie unsere Einschätzungen der technologischen Zukunftsfähigkeit der Software, der wirtschaftlichen Situation sowie der strategischen Position der Softwareanbieter zu einer detaillierten Gesamtbewertung. Diese bereiten wir anschaulich auf, so dass Sie unsere Empfehlung transparent nachvollziehen können.

Die finale Entscheidung liegt selbstverständlich bei Ihnen. Gerne unterstützen wir Sie darüber hinaus bei der Vertragsgestaltung und der anschließenden Softwareeinführung.

Vertiefende und weiterführende Literatur

Schütte, Reinhard; Vering, Oliver:

Erfolgreiche Geschäftsprozesse durch moderne Warenwirtschaftssysteme: Produktübersicht marktführender Systeme und Auswahlprozess

3. Aufl., Springer-Verlag, 2011. ISBN: 3-642-20522-4.

Hartmann, Max Patrick:

Handelsinformationssysteme im technischen Großhandel: Ein konfigurierbares Referenzprozessmodell mit Kriterien zur Auswahl von ERP-Systemen

1. Aufl., Logos-Verlag, 2022. ISBN: 978-3-8325-5455-2.