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Softwareeinführung

Die Neueinführung, Anpassung und Aktualisierung eingesetzter Anwendungssoftware ist für Unternehmen heutzutage unumgänglich. Nur durch den Einsatz zeitgemäßer Software kann die Wettbewerbsfähigkeit aufrechterhalten werden. Je nachdem, um welche Art von Software es sich handelt, kann die Einführung sich unterschiedlich komplex und aufwendig gestalten.

Mit unserer langjährigen Erfahrung und einem bewährten Vorgehen unterstützen wir Sie, die Einführung neuer Software erfolgreich zu bewältigen.

Unsere Leistungen

Projektmanagement

Analyse des Ist-Zustands

Erstellung von Fachkonzepten

Erarbeitung von Testfällen

Durchführung von Systemtests

Unterstützung bei der Datenmigration

Schulung von Anwendern

Betreuung des Echtstarts

Herausforderungen

Wie komplex die Einführung neuer Software ist, hängt stark von ihrer Art und ihrem Umfang ab. Doch selbst wenn es sich um vergleichsweise simple Software handelt, sollte ihre Einführung nicht auf lediglich technische Aufgaben wie Installation, Konfiguration und Verteilung reduziert werden. Die eigentlichen Herausforderungen sind organisatorischer Natur:

  • Unterstützung durch die Geschäftsleitung sicherstellen
  • Festlegung eines akzeptierten, engagierten und kompetenten Projektteams
  • Detaillierte Ausarbeitung der Projektanforderungen und -ziele
  • Größtmögliche Verwendung der Standardfunktionalität
  • Effektives Change Management
  • Gewährleistung hinreichender Ressourcenverfügbarkeit
  • Realistische Planung auf Zeit- und Kostenebene

Die Bewältigung dieser Herausforderungen setzt ein effizientes Projektmanagement gepaart mit einem strukturierten Vorgehen und fachlichem Know-how voraus. Mit unserer langjährigen Erfahrung agieren wir als unabhängiger Mediator zwischen Geschäftsleitung, Projektteam und Anbieter. Dabei können wir den Projektfortschritt und die Leistung der involvierten Akteure objektiv beurteilen und unser Leistungsspektrum genau an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Unser Vorgehensmodell

Die Einführung neuer Software, z. B. eines neuen ERP-Systems, einer neuen Lagerverwaltungssoftware oder eines neuen Webshops, stellt eine bedeutsame strategische Entscheidung für Ihr Unternehmen dar. Einführungsprojekte sind oft komplex und mit hohem Aufwand verbunden. Eine erfolgreiche Projektgestaltung setzt daher ein methodisch abgesichertes Vorgehen voraus.

Unser strukturiertes und vielfach erprobtes Vorgehen zur Einführung neuer Software umfasst sechs Phasen. Je nach Art der einzuführenden Software und dem gewünschten Grad an Unterstützung fällt das Leistungsspektrum, das wir als externer Partner im Projekt übernehmen, unterschiedlich umfangreich aus und kann jederzeit an den Projektverlauf angepasst werden.

Phase 1: Projektinitiierung und -management

Die Anwendung grundlegender Projektmanagementmethoden ist bei der Einführung neuer Software für den Projekterfolg unumgänglich. Je größer das Softwareeinführungsprojekt ist, desto wichtiger ist ein umfassendes Projektmanagement. Gemeinsam mit Ihnen legen wir fest, welche Rolle wir dabei in Ihrem Projekt am sinnvollsten einnehmen können. So agieren wir beispielsweise als externe Projektleitung oder assistieren Ihrem Projektleiter.

Zu Projektbeginn müssen Inhalt, Umfang und Ziele des Projekts definiert, das Projektteam festgelegt sowie ein realistischer Projektplan ausgearbeitet werden. Über die gesamte Dauer des Projekts müssen u. a. Kosten, Qualität, Termineinhaltung, Personal, Kommunikation und Risiken überwacht und gesteuert werden. Als erfahrener Partner unterstützen wir Sie beim Projektmanagement oder übernehmen diese Tätigkeiten auf Wunsch sogar vollständig.

Phase 2: Analyse

Im Rahmen der Analyse erheben wir den Ist-Zustand, untersuchen diesen und schaffen so die Grundlage für die Erstellung eines Soll-Konzepts. Im Fokus steht dabei der Teilausschnitt Ihres Unternehmens, der von der Einführung der neuen Software betroffen ist, sowie jegliche Bereiche, zu denen Wechselwirkungen bestehen. Je nach Art und Umfang der neuen Software können somit beispielsweise Ihre Geschäftsprozesse, zentralen Belege,  Systemlandschaft sowie interne und externe Schnittstellen der Gegenstand der Analyse sein.

Typische Maßnahmen zur Erhebung des Ist-Zustands sind die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Workshops mit Fachabteilungen sowie die Analyse vorhandener Dokumentationen und Unterlagen. Im Zuge der Analyse decken wir Schwachstellen auf, leiten Verbesserungspotenziale ab und erarbeiten Maßnahmen, um diese zu erschließen.

Phase 3: Konzeption

Im Rahmen der Konzeption erarbeiten wir ein umfangreiches Soll-Konzept. Dieses umfasst beispielsweise fachliche Anforderungen an die neue Software, ein Konzept für die Datenmigration, die Erstellung von Testfällen, die Planung von Mitarbeiterschulungen sowie die Definition einer Einführungsstrategie. Die Schwerpunkte des Soll-Konzepts hängen stark von Art und Umfang der einzuführenden Software ab.

Sofern der Anbieter Ihrer neuen Software oder Ihr Projektteam bereits ein Soll-Konzept erarbeitet hat, prüfen wir dieses auf Vollständigkeit und Qualität.

Phase 4: Anpassung und Entwicklung

In der vierten Phase nimmt der Softwareanbieter Anpassungen und Customizing Ihrer neuen Software vor, um das Soll-Konzept zu Ihrer Zufriedenheit umzusetzen. Durch zielgerichtete Tests unterstützen wir Sie beim Abgleich des Soll-Konzepts mit der bereitgestellten Software. Grundlage dafür sind die detailliert ausgearbeiteten Testfälle aus der Konzeptionsphase. Durch präzise Dokumentation der Testergebnisse stellen wir sicher, dass etwaige Abweichungen vom Soll-Konzept möglichst effizient behoben werden können.

Anpassung und Entwicklung sind jedoch keineswegs rein technisch zu verstehen. Auch Ihre Unternehmung muss sich an die neue Software anpassen und weiterentwickeln. Dementsprechend sorgfältig sollten Change Management, Reorganisationsmaßnahmen und Anwenderschulungen geplant und durchgeführt werden.

Phase 5: Umstellung

Im Vorfeld der Umstellung sollte eine geeignete Einführungsstrategie definiert werden. Diese hängt maßgeblich von Ihrer Unternehmensgröße und -struktur sowie der Art der neuen Software ab. Bei großen Projekten gilt es in der Regel zwischen einer sofortigen kompletten Umstellung (Big Bang), einer schrittweisen Einführung nach Bereichen oder Standorten (Step-by-step) oder einer Pilotierung in einem Bereich eines Standorts abzuwägen.

Die eigentliche Umstellung geht mit organisatorischen und technischen Maßnahmen einher. Zur Vorbereitung der Umstellung auf ein neues ERP-System sollten beispielsweise Konten in der Finanzbuchhaltung gesperrt, ein Änderungsstopp ausgerufen, das Belegvolumen durch die zeitliche Verschiebung von Bestellungen reduziert sowie offene Posten abgebaut werden. Wir bewerten, welche Maßnahmen in Ihrem Fall den Projekterfolg sicherstellen.

Phase 6: Echtbetrieb und Support

Die ersten Tage und Wochen unmittelbar nach erfolgreicher Umstellung auf die neue Software sind oft hektisch. Anwender werden trotz ausführlicher Schulungen in Situationen kommen, in denen sie ohne Hilfe keine Lösung finden. Fehler und Abbrüche treten auf, die trotz sorgfältiger Tests niemand erwartet hat. Die sogenannte “Hypercare-Phase” erfordert vor allem Übersicht, Besonnenheit und strukturiertes Arbeiten.

Wir unterstützen Sie, durch fortlaufende Überwachung den ordnungsgemäßen Betrieb Ihrer neuen Software sicherzustellen. Dies beinhaltet die reproduzierbare Dokumentation von Fehlern und Abbrüchen, das Monitoring von Laufzeiten, die Sicherheit von Daten und eine zügige, lösungsorientierte Kommunikation mit dem Softwareanbieter. Außerdem stehen wir gerne als Ansprechpartner für inhaltliche Rückfragen der Anwender zur Verfügung.

Phase 7: Kontinuierliche Verbesserung

Bereits während der Einführung neuer Software fallen in der Regel Optimierungspotenziale auf. Diejenigen, welche die tägliche Arbeit erheblich verbessern und den Zeitplan des Projekts nicht gefährden, werden optimalerweise noch vor der Inbetriebnahme der neuen Software realisiert. Alle anderen sollten Sie, sobald sich die initiale Hektik gelegt und die Abläufe mit der neuen Software gefestigt haben, aufgreifen. Zusätzlich bietet sich die Einführung eines Vorschlagswesens an, das Anwender animiert, Ihre Verbesserungsideen zu dokumentieren und einzureichen.

Wir bewerten in Rücksprache mit Ihnen die Optimierungspotenziale und Verbesserungsvorschläge, priorisieren deren Umsetzung und fertigen detaillierte, verständliche Fachkonzepte an, so dass der Softwareanbieter diese Ihrer Vorstellung entsprechend umsetzen kann. Die Resultate testen wir und gleichen sie mit den Fachkonzepten ab.

Arten von Unternehmenssoftware

Die konkrete Ausgestaltung der einzelnen Projektphasen variiert je nach Art, Umfang und Komplexität der einzuführenden Software. Grundsätzlich ist unser Vorgehensmodell auf nahezu jede Art von Software übertragbar. Unsere Softwareeinführungsprojekte betreffen u. a. folgende professionelle Anwendungssoftware:

  • ERP-Systeme / Warenwirtschaftssysteme
  • POS-Systeme / Kassensysteme
  • Shop-Systeme / Webshops
  • Lagerverwaltungssysteme
  • CRM-Systeme
  • Dokumentenmanagementsysteme
  • Personalverwaltungssysteme
  • Business Intelligence-Systeme
  • …und viele mehr!

Vertiefende und weiterführende Literatur

Groß, Stephan:

Ein konfiguratives Vorgehensmodell für die Einführung von ERP-Systemen

1. Aufl., Logos, Berlin, 2014. ISBN: 3-832-53596-9.

Becker, Jörg; Vering, Oliver; Winkelmann, Axel:

Softwareauswahl und -einführung in Industrie und Handel: Vorgehen bei und Erfahrungen mit ERP- und Warenwirtschaftssystemen

1. Aufl., Springer-Verlag, 2007. ISBN: 3-540-47424-1.