Der steigende Wettbewerb und die Dynamik des Marktes zwingen Unternehmen, Markttrends frühzeitig zu berücksichtigen. Die Basis dafür besteht in großem Maße in der Transparenz der eigenen Prozesse. Nur wenn die eigenen Abläufe bekannt sind, lassen sich Anpassungen kurzfristig und zielgerecht vornehmen.
Mit der icebricks-Methode schaffen wir diese Transparenz durch ein verständliches Vorgehen zum Erfassen und Dokumentieren Ihrer Prozesse und Organisationsstrukturen.
Die icebricks-Methode führt Sie von einer übersichtlichen Gesamtdarstellung – dem sogenannten Ordnungsrahmen – über die Hauptprozesse zu den Detailprozessen, die durch Prozessbausteine beschrieben werden. Diese vier Ebenen stellen gleichzeitig die icebricks-Architektur dar, mithilfe derer nicht nur die Konsistenz der Unternehmensstrukturierung, sondern auch die einfache Navigation innerhalb des gesamten Prozessmodells gesichert wird. Durch die einheitliche Strukturierung Ihrer Prozesse stellen Sie darüber hinaus sicher, dass die Modelle vergleichbar, verständlich und lesbar bleiben.
Der Ordnungsrahmen stellt die oberste Ebene dar und fasst die wesentlichen Funktionsbereiche eines Unternehmens zusammen. Die hier aufgeführten Hauptprozesse werden auf der zweiten Ebene der icebricks-Architektur näher beschrieben. Jeder Hauptprozess gliedert sich auf der dritten Ebene in Detailprozesse, die auf der vierten Ebene durch Prozessbausteine klar und präzise beschrieben werden.
Im icebricks-Standard ist der Handels-H-Ordnungsrahmen bereits als Vorlage integriert. Dessen Elemente bilden die Hauptprozesse eines Handelsunternehmens ab. Das “H” repräsentiert dabei die Kernprozesse, welche einen direkten Anteil an der Wertschöpfung haben. Die linke Seite stellt den Funktionsbereich der Beschaffung dar, während die rechte Seite den Vertrieb repräsentiert. Beide Funktionsbereiche werden über das Lager verbunden.
Die Managementprozesse eines Handelsunternehmens sind wiederum im Dach des Handels-H-Ordnungsrahmens zu finden. In diesen fließen die Daten aus den operativen Systemen in komprimierter Form zusammen, um eine Entscheidungs- und Planungsgrundlage für das Management zu bilden.
Im Sockel des Ordnungsrahmens werden die betriebswirtschaftlich-administrativen Aufgaben als Supportprozesse abgebildet. Sie unterstützen die Kernprozesse, erzeugen jedoch selbst keinen direkten Kundennutzen. Sie sind für die Funktionsfähigkeit der Kernprozesse allerdings unverzichtbar.
Die Elemente des Ordnungsrahmens stellen die Verknüpfung zur zweiten Ebene, der Hauptprozessebene, dar. Auf dieser werden die Hauptprozesse inhaltlich detailliert. Auf der linken Seite wird beispielhaft der Hauptprozess “Wareneingang” dargestellt, welcher durch folgende Prozessschritte beschrieben wird: “Wareneingang planen”, “Ware annehmen”, “Grobkontrolle durchführen”, “Feinkontrolle durchführen”, “Wareneingang erfassen”, “Ware einlagern”, “Ware bewerten”, “Rückstand auflösen”. Die Elemente des Hauptprozesses wiederum sind mit den korrespondierenden Detailprozessen verknüpft.
Der auf der rechten Seite beispielhaft dargestellte Detailprozess “Wareneingang erfassen” des Hauptprozesses “Wareneingang” wird durch eine Folge von Prozessschritten beschrieben: “Bestellbezug prüfen”, “Wareneingang ohne Bestellbezug erfassen”, “Bestellung nachträglich anlegen”, “Wareneingang mit Bestellbezug erfassen”, “Bezugsbelegtyp auswählen” und “Bestellbezug aufbauen”. Auch die Detailprozesse sind zur Gewährleistung der prozessübergreifenden Konsistenz und Transparenz bewusst übersichtlich gehalten. Zur Abbildung paralleler Detailprozesse können einfache Verzweigungen gebildet werden. Die einzelnen Elemente eines Detailprozesses werden Prozessbausteine genannt.
Den Prozessbausteinen – wie auch allen Haupt- und Detailprozessen – können in flexibler Art und Weise beschreibende Attribute bzw. ergänzende Prozessinformationen zugeordnet werden. Die Auswahl und Definition der Prozessattribute erfolgt in Abhängigkeit von den projektspezifischen Anforderungen, wobei auf eine Vielzahl von vordefinierten Standardattributen zurückgegriffen werden kann.
Auf Ebene der Prozessbausteine können detaillierte Ablauf- bzw. Verfahrensbeschreibungen hinterlegt werden. Die Generierung der Inhalte wird dabei durch das zugrunde liegende Referenzmodell zielgerichtet unterstützt. Durch die jeweils übergeordneten Ebenen wird dabei stets die korrekte Zuordnung zum relevanten Unternehmenskontext gewährleistet.
“Über 30 Jahre Erfahrung in Beratungsprojekten und Forschungsarbeit stecken in der Entwicklung der icebricks-Methode. Wir erreichen damit eine neue Generation des Geschäftsprozessmanagements und der Prozessmodellierung.”
Prof. Dr. Jörg Becker
Neben dem Handels-H-Modell für Handelsunternehmen haben wir u. a. Referenzmodelle für das Prozessmanagement in anderen Branchen, das Projektmanagement von Prozessmanagement-Projekten und die Einführung von ERP-Systemen entwickelt. Die Referenzmodelle bilden eine wesentliche Grundlage unseres Beratungsgeschäftes und helfen Ihnen dabei, die Prozesse in Ihrem Unternehmen auf Basis von reichhaltigem Erfahrungswissen zu optimieren. Nutzen Sie diese Best-Practice-Inhalte als Fundament für Ihren Projekterfolg.
… durch einen Abgleich der eigenen Anforderungen mit verfügbarer Standardsoftware und der Soll-Landschaft.
… durch die Konfiguration einer Software anhand der modellierten Anforderungen und Prozessausprägungen.
… als fachkonzeptioneller Ausgangspunkt bei der Entwicklung und Umsetzung neuer Komponenten.
… als Wissensfundus über die eigenen Geschäftsprozesse zu Schulungszwecken und als Diskussionsbasis zur Weiterentwicklung der eigenen Prozesse.
… als Basis zur systematischen Verbesserung der Prozessqualität und für eine erfolgreiche EN ISO 9001-Zertifizierung.
… zur anschaulichen und verständlichen Darstellung und Evaluierung der bestehenden Geschäftsprozesse sowie zur Ableitung eines Soll-Zustandes.
Das icebricks-Werkzeug ist die IT-technische Umsetzung der icebricks-Methode. Die vollständig webbasierte Anwendung ist für Sie ohne Installation direkt einsatzbereit und bietet Ihnen viele Vorteile für das effiziente Management von Prozessen in Ihrem Unternehmen:
Auf oberster Ebene, dem Ordnungsrahmen, werden die Hauptprozesse des Unternehmens abgebildet. Hier ist der Benutzer in der Modellierung seiner grundlegenden Strukturen vollkommen frei. Neben der flexiblen Anordnung der Hauptprozesse können selbige auch optisch in Hinblick auf Größe, Form, Schrift usw. individuell angepasst werden.
Die Modellierung erfolgt ebenenbasiert und weitgehend in linearer Form. Bei Bedarf können einfache Verzweigungen abgebildet werden. Ziel ist es dabei stets, die Lesbarkeit der abgebildeten Prozesse zu wahren und somit die Entstehung unnötiger Komplexität zu vermeiden.
Drag & Drop-Funktionen erleichtern den Modellierungsworkflow bei der Modellerstellung. Darüber hinaus können bereits definierte Prozessschritte an anderer Stelle als Referenz eingebunden werden, um so die Entstehung unnötiger Redundanzen zu vermeiden.
Die Bezeichnung aller Prozessschritte folgt einer einheitlichen Syntax "Geschäftsobjekt Tätigkeit", wie z. B. "Lieferantenstammdaten pflegen". Alle Geschäftsobjekte und Tätigkeiten sind in einem zentralen Glossar hinterlegt. Dies unterstützt Sie dabei, die Konsistenz und Verständlichkeit Ihrer Prozesse zu gewährleisten.
Auf allen Ebenen von icebricks können Sie Ihre Prozessdokumentation um individuell definierbare Attribute ergänzen.
So können Sie bspw. Dokumente hochladen, Beschreibungen und Links ergänzen oder auch Kennzahlen erfassen. Auch zuständige Abteilungen aus hinterlegten Organigrammen oder jeweils relevante IT-Systeme können in strukturierter Form hinterlegt werden. So können bereits durch relativ einfache Filter- bzw. Auswertungsmethoden bspw. alle Prozessschritte identifiziert werden, die durch eine Abteilung geleistet oder durch bestimmte IT-Systeme unterstützt werden.
Bei der Attributzuordnung können modellierten Elementen auch Organigramme und IT-Architekturen zugewiesen werden. Diese können in icebricks in strukturierter Form hinterlegt und bei Bedarf ebenfalls mit beschreibenden Attributen versehen werden. Dies ist ein wesentlicher Vorteil für Erstellung aussagekräfter Berichte über Ihre Prozessmodelle.
Ergänzend zu der Modellierung und Analyse von Prozessen, wird in icebricks auch ein leistungsstarker Export nach Microsoft Word zur Verfügung gestellt. Mit diesem können sämtliche modellierten Elemente, wie Prozessgrafiken, alle zugeordneten Attribute inkl. ausführlicher Prozessbeschreibungen etc. in das docx-Format überführt werden. Automatisch generierte Überschriften sowie ein Inhalts-, Tabellen- und Abbildungsverzeichnis sorgen über alle vier Modellierungsebenen hinweg für eine vorgefertigte Struktur in dem Dokument, um möglichen Nachbearbeitungsaufwand zu minimieren. Sie können Ihre individuelle Projektdokumentation auf diese Weise ganz einfach per Knopfdruck abrufen.
icebricks ermöglicht einen vollständigen Export aller modellierten Elemente in das XML-Format. Ein Export der Modelle kann z. B. zum Zwecke der Modellversionierung, der Übertragung einzelner Modellinhalte zwischen unterschiedlichen Modellen oder für einen instanzübergreifenden Datenaustausch verwendet werden.
“Der konsequente Praxiseinsatz ist in Kombination mit der intensiven Kooperation mit dem Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement der WWU Münster ein wesentliches Fundament für den Erfolg von icebricks.”
Dr. Hendrik Fechner
Sofern Sie Interesse an icebricks haben, können Sie sich über den nachfolgenden Link mit uns in Verbindung setzen. Wir stellen Ihnen icebricks gerne in einem persönlichen Termin oder einer Websession vor. Darüber hinaus können wir Ihnen bei Bedarf gerne einen auf Ihre speziellen Anforderungen ausgerichteten Testzugang zur Verfügung stellen.
Sie möchten noch mehr über icebricks erfahren? Dann klicken Sie einfach auf den nachfolgenden Link, um unsere ausführliche Broschüre online betrachten oder auch herunterladen zu können.
Seit Ende April 2022 steht Ihnen das neue icebricks in Version 4.0 zur Verfügung. Neben einigen funktionalen Erweiterungen und Verbesserungen präsentiert sich icebricks in einem völlig neuen Gewand. Einen detaillierteren Überblick erhalten Sie in unserer icebricks 4.0 Kurzvorstellung.
