Marktveränderungen zwingen Unternehmen zu einer Anpassung ihrer Wertschöpfung. Das Prozessmanagement stellt dabei ein geeignetes Framework für unternehmerisches Umdenken dar. Es versteht sich als Ausgangspunkt organisatorischer, technischer und zunehmend auch KI-gestützter Innovationen und zielt auf eine nachhaltige Optimierung sämtlicher Geschäftsprozesse.

Wir beraten und unterstützen Sie bei der Ausgestaltung und Umsetzung eines auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Prozessmanagements – einschließlich des sinnvollen Einsatzes von künstlicher Intelligenz. Dabei setzen wir auf ein bewährtes Vorgehen und unsere webbasierte Prozessmodellierungssoftware icebricks.

Die Projektvorbereitung ist eine wesentliche, wenngleich oft vernachlässigte Phase in Prozessmanagementprojekten. Insbesondere eine präzise Formulierung der Ziele, die Definition der aufzunehmenden Prozessmerkmale und die Festlegung eines geeigneten Detaillierungsgrads der Modelle sind unerlässlich, um eine effiziente Umsetzung und somit den Erfolg des Prozessmanagementprojekts gewährleisten zu können.

Gemeinsam mit Ihnen fixieren wir die Ziele und definieren grundlegende Rahmenbedingungen. Dies betrifft u. a. relevante Unternehmensbereiche und Perspektiven sowie Kommunikationswege. Ein zentrales Ergebnis der ersten Projektphase ist zudem die Definition von Modellierungsstandards, durch deren konsequente Anwendung die durchgängige Qualität Ihrer Prozessmodelle und eine sinnvolle Komplexitätsreduktion sichergestellt werden.

In Prozessmanagementprojekten wird innerhalb kurzer Zeit eine große Anzahl an Prozessmodellen erstellt. Diese befinden sich auf unterschiedlichen Hierarchieebenen und sind untereinander vernetzt. Mithilfe eines Ordnungsrahmens werden Ihre Prozesse auf hoher Abstraktionsebene in einen übersichtlichen Gesamtzusammenhang gebracht.

Bei der Entwicklung Ihres individuellen Ordnungsrahmens folgen wir etablierten Vorgehensmodellen und orientieren uns an der Struktur unseres Handels-H-Modells. Dieses eignet sich hervorragend zur Abbildung kundenspezifischer Besonderheiten im Handel sowie zur einfachen Übertragung auf andere Branchen.

Die Phase der Prozessaufnahme und -analyse dient vor allem der Identifizierung von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen in Ihren Prozessen. Sie bildet somit die Grundlage für die nachfolgende Optimierungsphase. Zugleich können die erarbeiteten Ergebnisse zu Protokollierungs- bzw. Präsentations- oder Schulungszwecken genutzt werden sowie der Ausgangspunkt für ein Qualitätsmanagementsystem und eine ISO 9001-Zertifizierung sein.

Für eine strukturierte Aufnahme und Dokumentation Ihrer Ist-Situation führen wir Workshops mit den relevanten Fachabteilungen durch. Außerdem sichten wir weitere Informationsquellen wie existierende Verfahrens- bzw. Prozessbeschreibungen sowie zentrale Dokumente und Belege. Begleitend modellieren wir Ihre Prozesse in unserer webbasierten Prozessmanagementsoftware icebricks und arbeiten vorhandene Schwachstellen und potenzielle Verbesserungen heraus – ergänzt um KI-gestützte Auswertungen, wo diese zusätzliche Erkenntnisse liefern.

Die Prozessoptimierung und die darauf aufbauende Soll-Modellierung bilden den Kern eines Prozessmanagementprojekts. In dieser Phase werden die Prozesse definiert, die den Soll-Zustand Ihrer Unternehmung darstellen. Sie dienen als Grundlage für ein internes Benchmarking, zur Softwareentwicklung oder zum Customizing von Standardsoftware. Sie bilden die Grundlage für eine etwaige Restrukturierung der Aufbauorganisation.

Die konkrete Ausgestaltung dieser Projektphase hängt von der Zielsetzung Ihres Prozessmanagementprojekts und den somit an die Soll-Modellierung geknüpften Erwartungen ab. Sie bilden das Fundament für die Anfertigung eines passgenauen Soll-Konzepts Ihrer Geschäftsprozesse – dabei prüfen wir gezielt, an welchen Stellen sich Automatisierung oder KI sinnvoll einsetzen lässt.

Damit die in der vorherigen Phase definierten Soll-Prozesse effizient abgebildet werden können, muss auch Ihre Aufbauorganisation entsprechend ausgerichtet werden. Als wirtschaftliche Kriterien für eine etwaige Restrukturierung sollten insbesondere Kosten, Zeit und Qualität betrachtet werden.

Wir unterstützen Sie durch eine ganzheitliche, prozessorientierte Sichtweise, passende Organisationseinheiten aus den Soll-Prozessen und deren Varianten abzuleiten und Aufgabenprofile zu Prozessschritten auszuarbeiten. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass unnötige organisatorische Schnittstellen vermieden werden, um somit eine optimale Zuordnung Ihres Personals zu den zukünftigen Unternehmensabläufen sicherzustellen.

Nach dem konzeptionellen Entwurf der Soll-Prozesse und einer optimierten Aufbauorganisation steht mit der Einführung der neuen Abläufe und Strukturen eine der größten Herausforderungen im gesamten Projektablauf an.

Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir eine geeignete Roll-Out-Strategie für Ihr Vorhaben. Außerdem unterstützen wir Sie bei der Planung, Realisierung und Kontrolle geeigneter Change Management-Maßnahmen sowie bei der Kommunikation der notwendigen Veränderungen und der daraus resultierenden Vorteile.

Nach der erfolgreichen Einführung Ihrer neuen Prozesse und Organisationsstrukturen müssen diese überwacht und gesteuert sowie inkrementell verbessert werden. Bei der Änderung von Rahmenbedingungen oder externen Einflussfaktoren kann es zudem erforderlich sein, eine gezielte Neubewertung der Situation sowie gegebenenfalls daraus resultierende Folgemaßnahmen anzustoßen.

Mit unserer langjährigen Erfahrung helfen wir Ihnen, ein strukturiertes Prozesscontrolling aufzubauen, die für Sie relevanten Kennzahlen zu identifizieren, realistische Prozessziele zu setzen sowie regelmäßige Prozess-Audits in Ihrem Prozessmanagement zu verankern – zunehmend unterstützt durch KI-basierte Auswertungen zur frühzeitigen Erkennung von Auffälligkeiten und Optimierungsbedarf.